OneNote für Journalisten: Die Microsoft-Alternative zu Evernote
Stefan Malter
Den Zeitpunkt für die Veröffentlichung seines Buches „OneNote für Journalisten“ (Amazon) hätte Stefan Malter kaum besser wählen können: Konkurrent Evernote hat vor ein paar Monaten die Preise angehoben und jüngst mit der Idee für Aufmerksamkeit gesorgt, zu Zwecken der Produktverbesserung auf die Inhalte der Kunden-Notizen zugreifen zu wollen. Für 14,95 Euro liefert Malter, der hauptberuflich Chefredakteur des TV-Lernsenders nrwision ist, auf gut 200 Seiten einen guten Einstieg in das digitale Gedächtnistool von Microsoft.
Was ist OneNote überhaupt?
Die Idee ist einfach: Ich kann digitale Inhalte aller Art, also Notizen, Webseiten, Fotos, PDF-Dateien, Word-Dokumente und E-Mails an einer zentralen Stelle speichern und von so ziemlich jedem Gerät aus abrufen und bearbeiten. Mit Zusatz-Apps kann ich mein Smartphone als Scanner benutzen, um Dokumente in OneNote zu speichern. Wer sich einmal daran gewöhnt hat, dass seine Texte nicht in vielen Word-Dokumenten gespeichert sind, sondern in einem großen digitalen Notizbuch, as man im Volltext durchsuchen kann, wird das nicht mehr missen wollen.
Was unterscheidet Evernote und OneNote aus Ihrer Sicht?
OneNote ist leichter erlernbar, weil die Bedienung sehr an die bekannten Office-Produkte wie Word und Excel erinnert. Die Struktur mir Registern ist zudem von den realen Ordnungsmappen oder Hängeregistern bekannt.
Der Funktionsumfang ist nahezu identisch und man merkt, dass Microsoft OneNote – nachdem es lange Zeit ein Schattendasein führte – inzwischen kräftig weiterentwickelt wurde. Ein Highlight ist die Schrift-Erkennung, die handschriftliche Notizen auf Knopfdruck in Druckschrift verwandelt. Das kann Evernote nicht.
OneNote ist zudem – anders als Evernote – kostenfrei. Wenn man seine Notizbücher nicht lokal sondern in der Microsoft Cloud speichern möchte, bekommt man 5 GByte geschenkt und zahlt für 50 GByte 2 Euro im Monat. Das ist deutlich günstiger als Evernote, wo die kostenpflichtigen Accounts bei 30 Euro im Jahr beginnen.
Wo sehen Sie die Schwächen von OneNote?
Die mobilen Apps haben derzeit noch nicht den Funktionsumfang der Desktop-Versionen, die es für Windows und Mac gibt. Das ist aus meiner Sicht der größte Nachteil.
Sie sprachen über die Speicherung der Notizbücher in der Cloud: Welche Daten speichern Sie in der Cloud?
Ich unterscheide bei meinen Notizbüchern: Interview-Vorbereitungen, Reisepläne oder Artikel-Entwürfe speichere in der Cloud, weil ich so die Informationen mit Kollegen sehr einfach teilen kann. Andere Informationen, wie zum Beispiel Kontaktdaten, schreibe ich in Notizbüchern, die ich nur lokal auf meinem Computer gespeichert habe. Der Nachteil ist dann allerdings, dass ich diese Daten nicht von unterwegs aus abrufen kann.
Spannend finde ich den Ansatz, dass Microsoft Firmenkunden inzwischen anbietet, ihre Daten in Rechenzentren in Deutschland zu speichern. Vielleicht bieten sie das auch eines Tages für Privatkunden an.
Gerade Journalisten sollten sich dieser Problematik bewusst sein und überlegen, wo sie ihre Daten speichern wollen.
Mehr Informationen zum Buch, unter anderem das Inhaltsverzeichnis, gibt es auf der Website onenote-fuer-journalisten.de.
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One Response to “OneNote für Journalisten: Die Microsoft-Alternative zu Evernote”
Weil ich Onenote gerade mit einem Ingenieur eines großen deutschen Autoherstellers diskutiert habe, der Onenote (aus dem MS Officepaket) aus Sicherheitsgründen nur im LAN nutzen darf und seit kurzem angefangen hat, damit Projekte mit einer Handvoll Leuten zu organisieren: Niemals würde ich Onenote für sensible Informationen nutzen, auf die ich langfristig Zugriff haben möchte:
http://onenote-blog.de/wolkenlos-onenote-ohne-onedrive/
Fast alle der derzeit acht(!) unterschiedlichen OneNote-Versionen erlauben nur Microsofts Cloud-Speicher OneDrive als Lagerort für Notizbücher. Manche lassen auch SharePoint-Bibliotheken zu; nur eine unterstützt auch das Speichern auf lokalen Datenträgern oder im LAN. Hier eine Übersicht.
(…)
Ausschließlich OneNote 2013/2016, und zwar nur in der mit Microsoft Office installierten Version, hat die Fähigkeit des Ur-OneNote übernommen, Notizbücher an einem beliebigen Platz abzulegen.
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http://onenote-blog.de/notizbuecher-auf-lan-server-und-nas/
(…)
2. Es gibt innerhalb von OneNote (im LAN, M. L.) keine Unterscheidung für die Zugriffsrechte. Im Gegensatz zu einem per Link geteilten OneDrive-Notizbuch können Sie also keine Schreib- oder Leserechte bestimmen. Die Rechtevergabe erfolgt auf Datei- und Ordnerebene durch die entsprechenden Netzwerk-Mechanismen, ggf. festgelegt durch den Administrator. Wer auf den Speicherort nur lesend zugreifen darf, hat auch im dort abgelegten OneNote-Notizbuch keine Schreibrechte.
(…)
Nicht nur Journalisten würde ich empfehlen, sich an ein paar Grundregeln zu halten:
1. Betriebssystemübergreifende Lösungen für die Daten. Selbst wenn die verwaltende Software futsch ist, sollte man noch an die Daten herankommen, von jedem Betriebssystem aus. Dafür eignet sich eine Ablage in HTML, TXT, PDF direkt im Dateisystem. (Officeformate können langfristig problematisch sein, im Zweifel besser zusätzliche Kopie als PDF/A z. B. von Open-/Libreoffce aus). Oder sind Sie Datenbankspezialist oder wollen irgendwann einen bezahlen?
(1.1: Zugriffsverwaltung auf NTFS-Ebene dürfte in Kleingruppen ausreichend sein. Bei mir gibt es ein Verzeichnis mit allen Daten, bei dem wöchentlich alle neuen Daten auf „nur lesen“ gesetzt werden, seit Windows 10 mit „NTFS Permission Tools 64 bit“ – vorher ging das besser und einfacher direkt vom Windows-Dateiexplorer aus.)
2. Nur Software einsetzen, die betriebssystemübergreifend verfügbar ist.
3. Nur Software, die auch lokal und im LAN speichern kann, Cloud nur optional
Ich selbst nutze als Informationssammler Zotero, das obige Kriterien erfüllt. Ich kann innerhalb von Zotero Volltextsuche betreiben, aber auch mit Desktopsuchmaschinen wie X1 und Copernic, da 1. erfüllt ist.
4. Empfehlung: Warum syncen Sie noch? RDP (=verschlüsselt) über ein Cloud-VPN wie Hamachi (=2. Verschlüsselung) ist spätestens seit Windows 10 Professional rasend schnell übers Internet, kostenlos (Hamachi bis 5 PCs, bis 32 PCs 40 €/Jahr) und einfach einzurichten. Windows Professional läßt sich vom Einzelkämpfer ohne weitere Software aus der Ferne bedienen. Also: Zuhause/in der Redaktion den Windows-PC rund um die Uhr laufen lassen und vom Notebook über RDP/Hamachi aus fernbedienen. Einrichtung ca. 15-30 min. Vorteile: Das Notebook kann geklaut werden/kaputt gehen, es gehen trotzdem keine Daten verloren. Dateien können übers VPN mit jedem Dateimanager vom Laptop nachhause kopiert werden als wär`s im LAN. Wenn das Notebook weg ist, wird es über die Weboberfläche aus Hamachi abgemeldet.
(Hinweise zum virtualisierten (VMWare Player), verschlüsselten (Veracrypt) Terminalserver (Thinstuff) für mehrere Leute spare ich mir erst einmal, mehr auf Nachfrage.)