Evernote: Das nahezu unbegrenzte E-Mail-Archiv

Von Sebastian Brinkmann, 12. August 2014

Stolze 15 GByte Speicherplatz gönnt Google Mail seinen Usern kostenfrei. Für 10 US-Dollar im Monat gibt es sogar 1024 GByte Speicherplatz. Davon können viele Redakteure nur träumen: Viele Verlage setzen auf Microsoft Exchange oder IBM Notes und geben ihren Nutzern nur kleine Postfächer. Wer nicht ständig E-Mails löschen möchte, findet in Evernote ein nahezu unbegrenztes E-Mail-Archiv.

Nahezu unbegrenzt?

Mit einem kostenfreien Evernote-Account lassen sich bis zu 60 MByte pro Monat an den Cloud-Speicher schicken. Gezählt werden neu gespeicherte bzw. aktualisierte Notizen. Wer einen Premium-Account besitzt, kann sogar bis zu 1 GByte pro Monat hochladen. Der Speicherplatz selbst ist in beiden Accounts unbegrenzt. Alle Details zu den Grenzwerten eines Evernote-Kontos gibt es hier.

Einfach per E-Mail weiterleiten

Zu jedem Evernote-Konto gibt es auch eine „geheime“ E-Mail-Adresse, die mit dem Benutzernamen beginnt und mit @m.evernote.com endet. Dazwischen steht eine Zahlen-Buchstaben-Kombination die verhindern soll, dass böse Jungs die E-Mail durch einfaches Ausprobieren erraten können. Und sollte das doch der Fall sein, kann man sich jederzeit eine neue E-Mail-Adresse generieren lassen. Die E-Mail-Adresse zu Ihrem Account finden Sie in der Desktop-App unter Kontoinformation oder auf www.evernote.com unter „Kontoeinstellungen“. Jede E-Mail, die an diese Adresse geschickt wird, wird in Evernote gespeichert.

Premium-User können auf Wunsch auch die E-Mail-Adresse username@m.evernote.com erhalten. Wie Evernote-Experte Herbert Hertramph in einem Blog-Post erklärt, muss man hierzu eine Nachricht an den Support schicken, der die Wunschadresse in der Regel binnen Stunden einrichtet. Alternativ kann man die komplizierte Adresse in seinem Adressbuch speichern, um Nachrichten schnell weiterleiten zu können.

Evernote-Profis können mit ein paar Angaben in der Betreffzeile dafür sorgen, dass Evernote die E-Mail direkt in einem bestehendes Notizbuch speichert, mit Schlagwörtern versieht oder an einem bestimmten Datum an diese Notiz erinnert. Die Betreffzeile sollte dabei wie folgt sein:

[Notiz der Nachricht] ![Datum für Wiedervorlage] @[Notizbuch] [#Schlagwörter]

Wenn Sie eine E-Mail mit der Betreffzeile „Themenplan“ im Notizbuch @Themen speichern und am 20. August darin erinnert werden wollen, schreiben Sie einfach in die Betreffzeile:

Themenplan !2014/08/20 @Themen

Das Datum muss in amerikanischer Schreibweise, also nach dem Muster Jahr/Monat/Tag geschrieben werden.

Auf diese Weise können Sie E-Mails jederzeit an Ihr E-Mail-Archiv weiterleiten und künftig dort – zusammen mit Recherche-Ergebnissen oder anderen Unterlagen – durchsuchen. Um mit einer Evernote-Suche nur E-Mails zu finden, sollten Sie als Suchbegriff „Date Sent:“ eintippen. Dann zeigt Evernote nur die Notizen an, die ein Sende-Datum haben. (Trick gefunden in einem Blogpost von Herbert Hertramph)

Integration in Outlook und Postbox

Wer seine E-Mails mit Outlook oder Postbox (einer Weiterentwicklung von Thunderbird) bearbeitet, wird nach der Installation des Evernote-Clients einen Evernote-Button in seinem Mailprogramm finden. Ein Klick darauf und schon landet die E-Mail in Evernote.

Ein Hinweis noch: Bevor Sie anfangen, unternehmenskritische Daten in einen Cloud-Service wie Evernote zu speichern, sollten Sie abklären, wie Ihr Verlag tickt. Einige tolerieren die Nutzung von Cloud-Diensten, weil sie so Kosten sparen können. Andere wiederum reagieren sehr kritisch und untersagen ihren Mitarbeitern die Speicherung von Unternehmensdaten (wozu letztlich auch E-Mails gehören) außerhalb des Unternehmens.

Mehr Infos zur E-Mail-Funktion von Evernote finden Sie auf blog.evernote.com.

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