So wechseln Journalisten vom Notizblock zu Evernote
Hand aufs Herz: Auf ihrem Schreibtisch stapeln sich Post-its, Notizblöcke und Unterlagen vom jüngsten Pressetermin. Der Papierberg wächst weiter, weil sie Internet-Seiten ausdrucken. In ihrem Kopf schwirren Themen-Ideen rum, die noch nicht rund sind. Und es passiert ihnen immer wieder, dass Sie einen Zettel nicht wiederfinden, auf dem das perfekte Zitat für ihren nächsten Text steht. Lesen sie hier, wie sie mit Evernote alle Informationen digital archivieren können. Sie werden schnell merken, wie schnell und einfach das geht und wie viel Zeit sie im Alltag sparen.
© bst2012 – Fotolia.com
Was ist Evernote genau?
Evernote ist eine Art digitales Langzeitgedächnis, weshalb die Firma als Logo einen Elefantenkopf benutzt. Evernote kann Wissen unbegrenzt speichern und macht es einfach durchsuchbar. Der Clou: Evernote funktioniert im Web-Browser, auf dem Smartphone, auf dem Tablett und auf dem Computer (Windows und Mac). Zwischen allen Geräten werden die Daten synchronisiert: Ein Plakat, das sie unterwegs mit dem Smartphone abfotografieren, steht ihnen binnen Minuten am Büro-PC zur Verfügung.
Der Start ist einfach: Auf Evernote.com melden sie sich kostenfrei mit E-Mail-Adresse und einem Kennwort an. Über die Web-Oberfläche können sie sofort anfangen, Notizen anzulegen. Für ihre Geräte (Smartphone, Tablett, Computer) können sie sich – auch alles kostenfrei – spezielle Apps herunterladen, die die Nutzung von Evernote noch bequemer machen:
- iPad, iPhone, iPad Touch
- Android
- Windows Phone
- Blackberry
- Web OS (über App Catalog)
- Mac OS X (Download von Evernote.com / Mac AppStore)
- Windows Desktop
- Windows 8 Touch
Um Internet-Seiten bequem in Evernote zu sichern, empfiehlt sich die Installation des Evernote Web-Clippers, den es für Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari und Opera kostenfrei gibt.
Evernote und all seine Apps sind grundsätzlich kostenlos! Erst wenn sie mehr als 60 MByte Daten pro Monat in Evernote hochladen möchten, müssen sie für die Nutzung moderate 40 Euro im Jahr zahlen. Dann können sie bis zu 1 GByte Daten pro Monat hochladen. Die in Evernote gespeicherte Datenmenge selbst wird nicht begrenzt.
Wie können Daten in Evernote gespeichert werden?
In einem Evernote-Account können Sie beliebig viele einzelne Notizbücher anlegen, um zum Beispiel berufliches und privates zu trennen oder für einzelne Projekt eigene Notizbücher anzulegen.
Der einfachste Weg läuft über das eigene Smartphone: Die Evernote-App nutzt die integrierte Kamera, um Fotos, Dokumenten, Visitenkarten und Post-its einzuscannen. Der Vorlagen-Typ lässt sich im Kamera-Modus sehr einfach ändern und die Einstellung hilft Evernote, die Daten sauberer zu erfassen. Auf die Weise können Sie Zettel, Seiten aus dem Notizbuch oder Unterlagen aus einer Pressekonferenz schnell archivieren. Wer besonders viele Unterlagen einscannen möchte, kann hierfür einen Scanner benutzen.
Natürlich können sie auch bereits gemachte Fotos vom Smartphone in ihren Evernote-Account hochladen. Ideal, weil Geschichten bekanntlich auf der Straße liegen und so bequem erfasst und später am Schreibtisch zugeordnet werden können.
Notizen können sie auf vielfältige Weise erfassen: Mit der Tastatur, mit einem speziellen Tablet-Stift und mit dem Mikrophon des Smartphones. Letzteres eignet sich zur Aufnahme von Interviews, die dann sehr einfach am Schreibtisch transkribiert werden können. Besonders praktisch dabei ist, dass sie während der laufenden Ton-Aufnahme weiterhin Notizen erfassen können. Alternativ können sie die Interview-Fragen oder -Stichwörter in Evernote erfassen und dann haben sie im Interview alles sofort vor Augen.
Ein weiterer Weg führt über eine spezielle E-Mail-Adresse, die Evernote für jeden Account anlegt. Jede E-Mail an diese Adresse wird automatisch in Evernote gespeichert. Ideal, um E-Mails oder Newsletter dauerhaft zu speichern ohne das eigene Postfach zu belasten. Der Clou: Sie können direkt in der Betreffzeile mit @ das Notizbuch bestimmen, in das die Information wandern soll und mit # die Schlagwörter, die mit der Notiz gespeichert werden sollen. Eine genaue Erklärung mit Video liefert Evernote auf seinen Hilfe-Seiten. Und wenn ihr Büro-Kopierer eine Scan2Mail-Funktion anbietet, sollten sie dort einfach ihre Evernote-E-Mail-Adresse hinterlegen.
Arbeiten in Evernote: Allein und im Team
Das beste Archiv nützt nichts, wenn man die gesuchte Information nicht schnell wiederfindet. Das ist eine der Stärken von Evernote, denn die leistungsfähige Volltext-Suche (die bei zahlenden Nutzern auch die Inhalte von PDF-Dateien erfasst!) macht es leicht, eine Information wiederzufinden.
Einfacher wird es, wenn man die Notizen mit ein oder mehreren Schlagwörtern versieht, also zum Beispiel zu einem Thema oder zu einer Person. So kann man auf Knopfdruck alle Notizen zu einem Schlagwort abrufen und hat dann alles, was man zum Schreiben des Artikels oder zur Vorbereitung eines Interviews braucht.
Alle gespeicherten Informationen können sie auf Knopfdruck per E-Mail weiterleiten und natürlich auch ausdrucken. Wenn Kollegen auch einen Evernote-Account haben, können sie einzelne Notizbücher (leider nicht einzelne Notizen) für Kollegen freigeben und so gemeinsam ein Archiv aufbauen. Nutzen mehrere Leute im Team Evernote intensiv, sollten sie über über Evernote Business nachdenken. Sie können dann 4 GByte pro Monat hochladen und bekommen besseren Support. Evernote Business kostet allerdings 10 Euro pro Monat und Mitarbeiter.
Datensicherung inklusive
Einer der Vorteile der ständigen Synchronisation aller Daten in Evernote ist das automatische Backup: Alle Daten werden in einem Rechenzentrum in den USA gespeichert und lassen sich jederzeit von dort auf einen neuen Rechner oder ein neues Smartphone herunterladen. So können sie binnen Minuten auf einem neuen Gerät mit allen Daten weiterarbeiten, die auf dem alten Gerät verfügbar waren.
Hinweis: Sie möchten sich bei Evernote anmelden? Dann benutzen Sie bitte diesen Evernote-Partnerlink. Ihnen entstehen keine Nachteile und Sie unterstützen Journalisten-Tools.de.
3 Responses to “So wechseln Journalisten vom Notizblock zu Evernote”
[…] Brinkmann hat in seinem Blog Journalisten-Tools.de nicht nur erklärt, was Evernote ist, sondern ruft auch zur Blogparade auf: “Wie Journalisten Evernote benutzen“. Da ich […]
Klasse Artikel, wer Evernote noch nicht probiert hat sollte es unbedingt tun. Egal ob Journalist oder nicht, Evernote wird nicht umsonst so gehypt. Ich möchte es nicht mehr Missen.
Vielen Dank für Ihren Kommentar!